Peran Manajemen dalam Pengelolaan Perpustakaan
Oleh: Hari Sarwono, S.Kom.
Staf Perpustakaan Universitas UKSW
Staf Perpustakaan Universitas UKSW
Email: hari.sarwono@staff.uksw.edu
Pendahuluan
Perpustakaan sebagai lembaga pendidikan
dan informasi akan memiliki kinerja yang baik jika ditunjang dengan manajemen
yang baik. Dengan adanya manajemen seluruh aktifitas lembaga akan mengarah pada
upaya pencapaian tujuan yang telah ditetapkan, sehingga elemen dalam suatu
lembaga tersebut akan berusaha memfungsikan diri sesuai dengan ketentuan
lembaga/perpustakaan.
Manajemen dibutuhkan oleh semua
organisasi, karena tanpa manajemen semua usaha akan sia-sia dan pencapaian
tujuan akan lebih sulit. Manajemen berfungsi untuk mengatur aktivitas seluruh
elemen dalam suatu organisasi.. Pengetahuan dasar dalam mengelola perpustakaan agar berjalan dengan
baik adalah ilmu manajemen, karena manajemen sangat diperlukan dalam berbagai
kehidupan untuk mengatur langkah-langkah yang harus dilaksanakan oleh seluruh
elemen dalam suatu perpustakaan. Oleh karena itu dalam proses manajemen
perpustakaan diperlukan adanya proses perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), kepemimpinan (leadership), dan pengendalian (controlling).
Di samping itu, manajemen juga
dimaksudkan agar elemen yang terlibat dalam perpustakaan mampu melakukan tugas
dan pekerjaannya dengan baik dan benar. Kemampuan manajemen itu juga diperlukan
untuk menjaga keseimbangan tujuan-tujuan yang berbeda dan mampu dilaksanakan
secara efektif dan efisien.
Perpustakaan
Dalam UU No. 43
Tahun 2007 Perpustakaan adalah institusi
pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam secara profesional
dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian,
pelestarian, informasi, dan rekreasi para pemustaka.
Lasa Hs (2005)
menyatakan bahwa perpustakaan merupakan sistem informasi yang didalamnya
terdapat aktivitas pengumpulan, pengolahan, pengawetan, pelestarian, dan
penyajian serta penyebaran informasi. Informasi meliputi produk intelektual dan
artistik manusia. Dalam melaksanakan aktivitas tersebut diperlukan ilmu
pengetahuan yang diperoleh melalui pendidikan formal atau nonformal di bidang
perpustakaan, dokumentasi, dan informasi. Dalam pengertian ini , perpustakaan
menitikberatkan pada sistem, sumber daya manusia, koleksi, tempat, dan seperangkat
sistem yang mengaturnya.
Pada hakikatnya perpustakaan bersifat universal, artinya:
(1). ada dimana-mana, baik di negara maju maupun negara berkembang, di kota
atau di desa, di masyarakat, di sekolah, di perguruan tinggi, di kantor
pemerintah/swasta , (2).tugas , fungsi, dan kegiatan pokoknya sama, yaitu
menghimpun dan mengumpulkan, mengolah, memelihara, merawat, melestarikan dan
mengemas, menyajikan dan memberdayakan, serta memanfaatkan dan melayankan
kepada pengguna (to make available),
(3). Sifatnya informatif, edukatif, rekreatif, dan penelitian, serta
pengembangan ilmu pengetahuan.
Seiring dengan perkembangan ilmu
pengetahuan, perpustakaan perlu dipahami bukan sekedar sebagai lembaga yang
mengelola buku dan terbitan lainnya, tetapi juga mengelola sumber informasi
dengan memanfaatkan teknologi informasi. Oleh karena itu diperlukan tenaga yang
menguasai keahlian (skill) dan
keterampilan dalam bidang tersebut.
Peran Manajer
Maju mundurnya
suatu lembaga sangat dipengaruhi oleh sistem manajemen yang dipakai, terutama
faktor manajer puncak. Pengangkatan jabatan kepala perpustakaan terkadang tidak
didasarkan pada pertimbangan kemampuan manajerial. Akibatnya pelaksanaan
tugas-tugas manajerial tidak dapat
berjalan sesuai dengan visi dan misi perpustakaan. Oleh karena itu pengangkatan
seorang manajer seharusnya berdasarkan kesesuaian orang dengan tugasnya (the right man on the right job) . Dalam
penataan manajemen perpustakaan perlu dirumuskan dengan jelas tentang hal-hal sebagai berikur:
1.
Visi,
misi perpustakaan
2.
Skill
yang memadai
3.
Sumber
daya manusia yang sesuai
4.
Program
kerja
5.
Perubahan
sikap dan penampilan (performance)
petugas
Pembagian
kerja harus disesuaikan dengan kemampuan dan keahlian sehingga pelaksanaan
kerja berjalan efektif. Oleh karena itu, dalam penempatan karyawan harus juga menggunakan prinsip the right man in the
right place. Pembagian kerja harus rasional/objektif, bukan emosional /subyektif yang didasarkan atas
dasar like and dislike. Menurut ahli manajemen Peter Drucker efektivitas
adalah melakukan pekerjaan yang benar
(doing the right things), sedang
efisiensi adalah melakukan pekerjaan dengan
benar (doing things right). Bagi
para manajer yang terpenting adalah bukan bagaimana melakukan pekerjaan dengan
benar, tetapi bagaimana menemukan pekerjaan yang benar untuk dilakukan,
dan memusatkan sumber daya yang ada dan usaha pada pekerjaan tersebut.
Perpustakaan Berbasis Manajemen
Perpustakaan berbasis manajemen adalah perpustakaan yang
penyelengaraannya bertumpu pada teori dan ilmu manajemen. Dengan menerapkan teori, ilmu, dan metode tersebut perpustakaan
diharapkan dapat berjalan dengan baik, efektif dan efisien. Tidak ada satu pun
organisasi termasuk perpustakaan yang tidak menghadapi permasalahan didalam
menjalankan tugas-tugas dan fungsinya. Jika diperhatikan dengan cermat dan
jujur, banyak sekali permasalahan yang dihadapi oleh perpustakaan. Namun secara
garis besar hampir sama permasalahan yang dihadapinya. Ada beberapa
permasalahan yang dihadapi oleh perpustakaan-perpustakaan di Indonesia, baik
yang internal maupun eksternal.
1.
Internal
a)
Jumlah,
jenis dan mutu koleksi bahan pustaka,
b)
Jumlah,
dan mutu sumber daya manusia,
c)
Sarana
dan prasarana,
d)
Sumber
dana pembiayaan
e)
Sosialisasi
f)
Perhatian
dari pimpinan
2.
Eksternal
a)
Minat
baca dari masyarakat masih kurang
b)
Informasi
dan akses ke perpustakaan masih terbatas
c)
Perhatian
dan respon dari masyarakat masih rendah
d)
Kesadaran
tentang perlunya perpustakaan belum tumbuh
Selain memiliki
kemampuan dibidang ilmu perpustakaan, para manajer sebaiknya juga mampu
memimpin, mengendalikan, dan bisa memanfaatkan semua unsur dan faktor-faktor
yang ada di perpustakaan. Sumber daya manusia yang ada perlu diperhatikan
adalah:
1.
Bagaimana
membentuk dan mempersiapkan karyawan yang dapat berpikir rasional, memiliki
kemampuan yang tangguh, sembada, “mumpuni” (capable),
professional, proporsional dan smart
(knowledge), dan sikap yang baik(attitude).
2.
Semangat
bekerja(spirit), disiplin, jujur,
menghargai waktu,dapat bekerja sama (team
work), komunikatif, dan ramah tamah (friendly).
Kesimpulan
Semua perpustakaan
semestinya menerapkan fungsi-fungsi manajemen., mulai dari proses perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), kepemimpinan (leadership), dan pengendalian (controlling), agar semua
kegiatan dapat berjalan dengan baik. Bagi seorang manajer penerapan ilmu
manajemen dan ilmu perpustakaan merupakan dasar dalam mengelola sebuah perpustakaan.
Selain memiliki kemampuan dibidang ilmu tersebut, para manajer sebaiknya juga
mampu memimpin, mengendalikan, dan bisa memanfaatkan semua unsur dan faktor-faktor
yang ada di perpustakaan.
Daftar
Pustaka
1.
Undang-Undang Republik Indonesia No. 43 Tahun 2007
Tentang Perpustakaan .
http://www.perpustakaan.depkeu.go.id/FOLDERDOKUMEN/UU_43_2007_PERPUSTAKAAN.pdf
(diakses tanggal 17 Februari 2015)
2.
T.
Hani Handoko.2011. Manajemen. Yogjakarta: BPFE.
3.
Lasa,
HS.2005. Manajemen Perpustakaan. Yogjakarta: Gama Media.
4.
Sutarno,
NS. 2006. Manajemen Perpustakaan; Suatu Pendekatan Praktek. Jakarta: Sagung
Seto.
5.
Pengertian
dan Fungsi Manajemen. http://www.indonesian-publichealth.com/2013/09/fungsi-manajemen.html.
(diakses tanggal 18 Februari 2015)
6.
Sulistyo
Basuki. 2009.Pengantar Ilmu Perpustakaan. Tangerang Selatan: Universitas
Terbuka.