Blog-ge Must Hari Cun Ong: Peran Manajemen dalam Pengelolaan Perpustakaan

Peran Manajemen dalam Pengelolaan Perpustakaan

Oleh: Hari Sarwono, S.Kom.
Staf Perpustakaan Universitas UKSW

Pendahuluan

Perpustakaan sebagai lembaga pendidikan dan informasi akan memiliki kinerja yang baik jika ditunjang dengan manajemen yang baik. Dengan adanya manajemen seluruh aktifitas lembaga akan mengarah pada upaya pencapaian tujuan yang telah ditetapkan, sehingga elemen dalam suatu lembaga tersebut akan berusaha memfungsikan diri sesuai dengan ketentuan lembaga/perpustakaan.

Manajemen dibutuhkan oleh semua organisasi, karena tanpa manajemen semua usaha akan sia-sia dan pencapaian tujuan akan lebih sulit. Manajemen berfungsi untuk mengatur aktivitas seluruh elemen dalam suatu organisasi.. Pengetahuan dasar dalam mengelola perpustakaan agar berjalan dengan baik adalah ilmu manajemen, karena manajemen sangat diperlukan dalam berbagai kehidupan untuk mengatur langkah-langkah yang harus dilaksanakan oleh seluruh elemen dalam suatu perpustakaan. Oleh karena itu dalam proses manajemen perpustakaan diperlukan adanya proses perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), kepemimpinan (leadership), dan pengendalian (controlling).

Di samping itu, manajemen juga dimaksudkan agar elemen yang terlibat dalam perpustakaan mampu melakukan tugas dan pekerjaannya dengan baik dan benar. Kemampuan manajemen itu juga diperlukan untuk menjaga keseimbangan tujuan-tujuan yang berbeda dan mampu dilaksanakan secara efektif dan efisien.

Perpustakaan

Dalam UU No. 43 Tahun 2007 Perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi para pemustaka.

Lasa Hs (2005) menyatakan bahwa perpustakaan merupakan sistem informasi yang didalamnya terdapat aktivitas pengumpulan, pengolahan, pengawetan, pelestarian, dan penyajian serta penyebaran informasi. Informasi meliputi produk intelektual dan artistik manusia. Dalam melaksanakan aktivitas tersebut diperlukan ilmu pengetahuan yang diperoleh melalui pendidikan formal atau nonformal di bidang perpustakaan, dokumentasi, dan informasi. Dalam pengertian ini , perpustakaan menitikberatkan pada sistem, sumber daya manusia, koleksi, tempat, dan seperangkat sistem yang mengaturnya.

Pada hakikatnya perpustakaan bersifat universal, artinya: (1). ada dimana-mana, baik di negara maju maupun negara berkembang, di kota atau di desa, di masyarakat, di sekolah, di perguruan tinggi, di kantor pemerintah/swasta , (2).tugas , fungsi, dan kegiatan pokoknya sama, yaitu menghimpun dan mengumpulkan, mengolah, memelihara, merawat, melestarikan dan mengemas, menyajikan dan memberdayakan, serta memanfaatkan dan melayankan kepada pengguna (to make available), (3). Sifatnya informatif, edukatif, rekreatif, dan penelitian, serta pengembangan ilmu pengetahuan.

Seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan, perpustakaan perlu dipahami bukan sekedar sebagai lembaga yang mengelola buku dan terbitan lainnya, tetapi juga mengelola sumber informasi dengan memanfaatkan teknologi informasi. Oleh karena itu diperlukan tenaga yang menguasai keahlian (skill) dan keterampilan dalam bidang tersebut.

Peran Manajer

Maju mundurnya suatu lembaga sangat dipengaruhi oleh sistem manajemen yang dipakai, terutama faktor manajer puncak. Pengangkatan jabatan kepala perpustakaan terkadang tidak didasarkan pada pertimbangan kemampuan manajerial. Akibatnya pelaksanaan tugas-tugas manajerial tidak dapat berjalan sesuai dengan visi dan misi perpustakaan. Oleh karena itu pengangkatan seorang manajer seharusnya berdasarkan kesesuaian orang dengan tugasnya (the right man on the right job) . Dalam penataan manajemen perpustakaan perlu dirumuskan dengan jelas tentang hal-hal sebagai berikur:

1. Visi, misi perpustakaan

2. Skill yang memadai

3. Sumber daya manusia yang sesuai

4. Program kerja

5. Perubahan sikap dan penampilan (performance) petugas

Pembagian kerja harus disesuaikan dengan kemampuan dan keahlian sehingga pelaksanaan kerja berjalan efektif. Oleh karena itu, dalam penempatan karyawan harus juga menggunakan prinsip the right man in the right place. Pembagian kerja harus rasional/objektif, bukan emosional /subyektif yang didasarkan atas dasar like and dislike. Menurut ahli manajemen Peter Drucker efektivitas adalah melakukan pekerjaan yang benar (doing the right things), sedang efisiensi adalah melakukan pekerjaan dengan benar (doing things right). Bagi para manajer yang terpenting adalah bukan bagaimana melakukan pekerjaan dengan benar, tetapi bagaimana menemukan pekerjaan yang benar untuk dilakukan, dan memusatkan sumber daya yang ada dan usaha pada pekerjaan tersebut.

Perpustakaan Berbasis Manajemen

Perpustakaan berbasis manajemen adalah perpustakaan yang penyelengaraannya bertumpu pada teori dan ilmu manajemen. Dengan menerapkan teori, ilmu, dan metode tersebut perpustakaan diharapkan dapat berjalan dengan baik, efektif dan efisien. Tidak ada satu pun organisasi termasuk perpustakaan yang tidak menghadapi permasalahan didalam menjalankan tugas-tugas dan fungsinya. Jika diperhatikan dengan cermat dan jujur, banyak sekali permasalahan yang dihadapi oleh perpustakaan. Namun secara garis besar hampir sama permasalahan yang dihadapinya. Ada beberapa permasalahan yang dihadapi oleh perpustakaan-perpustakaan di Indonesia, baik yang internal maupun eksternal.

1. Internal

a) Jumlah, jenis dan mutu koleksi bahan pustaka,

b) Jumlah, dan mutu sumber daya manusia,

c) Sarana dan prasarana,

d) Sumber dana pembiayaan

e) Sosialisasi

f) Perhatian dari pimpinan

2. Eksternal

a) Minat baca dari masyarakat masih kurang

b) Informasi dan akses ke perpustakaan masih terbatas

c) Perhatian dan respon dari masyarakat masih rendah

d) Kesadaran tentang perlunya perpustakaan belum tumbuh

Selain memiliki kemampuan dibidang ilmu perpustakaan, para manajer sebaiknya juga mampu memimpin, mengendalikan, dan bisa memanfaatkan semua unsur dan faktor-faktor yang ada di perpustakaan. Sumber daya manusia yang ada perlu diperhatikan adalah:

1. Bagaimana membentuk dan mempersiapkan karyawan yang dapat berpikir rasional, memiliki kemampuan yang tangguh, sembada, “mumpuni” (capable), professional, proporsional dan smart (knowledge), dan sikap yang baik(attitude).

2. Semangat bekerja(spirit), disiplin, jujur, menghargai waktu,dapat bekerja sama (team work), komunikatif, dan ramah tamah (friendly).

Kesimpulan

Semua perpustakaan semestinya menerapkan fungsi-fungsi manajemen., mulai dari proses perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), kepemimpinan (leadership), dan pengendalian (controlling), agar semua kegiatan dapat berjalan dengan baik. Bagi seorang manajer penerapan ilmu manajemen dan ilmu perpustakaan merupakan dasar dalam mengelola sebuah perpustakaan. Selain memiliki kemampuan dibidang ilmu tersebut, para manajer sebaiknya juga mampu memimpin, mengendalikan, dan bisa memanfaatkan semua unsur dan faktor-faktor yang ada di perpustakaan.

Daftar Pustaka

1. Undang-Undang Republik Indonesia No. 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan . http://www.perpustakaan.depkeu.go.id/FOLDERDOKUMEN/UU_43_2007_PERPUSTAKAAN.pdf (diakses tanggal 17 Februari 2015)

2. T. Hani Handoko.2011. Manajemen. Yogjakarta: BPFE.

3. Lasa, HS.2005. Manajemen Perpustakaan. Yogjakarta: Gama Media.

4. Sutarno, NS. 2006. Manajemen Perpustakaan; Suatu Pendekatan Praktek. Jakarta: Sagung Seto.

5. Pengertian dan Fungsi Manajemen. http://www.indonesian-publichealth.com/2013/09/fungsi-manajemen.html. (diakses tanggal 18 Februari 2015)

6. Sulistyo Basuki. 2009.Pengantar Ilmu Perpustakaan. Tangerang Selatan: Universitas Terbuka.